Dokumente digital zu archivieren ist ein Gewinn an Platz, an Übersichtlichkeit und an Zeit. Ihr digitales Archiv können Sie komfortabel durchsuchen und problemlos erweitern. Sie finden Ihre Informationen schnell – und sicher ist es auch: Die Speicherung und auch die Vernichtung der digitalisierten Alt-Unterlagen entsprechen bei uns den gültigen Datenschutzrichtlinien.
Digitalisierung im ImmobilienunternehmenMan stelle sich ein Archiv aus ungefähr 2000 Ordner und Mappen vor, mit teilweise geklammerten oder gehefteten Unterlagen darin – viele, viele einzelne Seiten also. Und alles sollte für ein Immobilienunternehmen gescannt und digital archiviert werden. Weil der Betrieb des Unternehmens für die Dauer der Einrichtung des digitalen Archivs natürlich nicht pausieren kann, mussten alle Unterlagen stets verfügbar bleiben. Mindestens ebenso wichtig: absolute Vertraulichkeit und Erfüllung der Datenschutz-Richtlinien. In Tranchen haben wir die Unterlagen beim Auftraggeber abgeholt und für den Scan vorbereitet, das heißt: entheftet, entklammert und konfektioniert. Nach dem Scan und der Texterkennung haben unsere Scan-Teams die digitalen Dokumente verschlagwortet und die Papierdokumente fachgerecht entsorgt. Der Anfang für das digitale Archiv des Unternehmens war gemacht und die Zufriedenheit damit offenbar groß. Denn wenig später schon kam der Folgeauftrag mit neuen Ordnern und Mappen.
Aus 15 Planschränken wird 1 digitales ArchivAuch wenn das Ausgangsmaterial nicht A4-Größe hat, kann es digitalisiert und archiviert werden. Das hat ein Amt für Gebäudemanagement einer Kreisstadt genutzt und 15 Planschränke aus dem analogen Bestandsarchiv abholen und in ein digitales Archiv umwandeln lassen, darin rund 10.000 Pläne und technische Zeichnungen. Das Material wurde vertraulich behandelt, pünktlich digitalisiert und die nicht mehr benötigten analogen Daten wurden fachgerecht entsorgt. Und im Amt ist jetzt mehr Platz.
Alle Akten ins Trockene gebrachtPapier ist geduldig – aber nicht ganz unempfindlich. Das hat ein Berufsverband aus Nordbaden erlebt. Dort gab es einen Wasserschaden im Archiv, der Aktenordner und Hängeregistraturen stark in Mitleidenschaft gezogen hat. Niemand wollte sich mehr in dem feuchten Raum aufhalten und in den modrigen Unterlagen blättern. Also haben wir sämtliche Unterlagen abgeholt, die verschimmelten Papiere fachgerecht gesäubert und anschließend sicher und trocken neu eingelagert. Bei Bedarf suchen wir im Auftrag des Kunden benötigte Akten heraus, scannen Sie ein und stellen sie digital bereit. Für den Kunden ist das eine komfortable und mitarbeiterfreundliche Lösung – und für beide Seiten ein gelungenes Projekt.
"... zuerst einmal wie ich zu der Firma kam: Bei einem Vor-Ort-Termin mit einem Fachplaner einer Ingenieurgesellschaft und einem Sanitärmeister war klar, dass wir Revisionspläne in digitaler Form benötigen, welche uns bisher nur in Papierform vorgelegen haben.Ich hatte damit gar keine Erfahrung und habe daher die Anwesenden gefragt, wo diese das machen lassen. Antwort war von beiden die Fa. Optiplan. Ich habe über die Homepage angefragt, nach kurzer Zeit eine Antwort mit der Bitte 2-3 Fotos und die Größe der Pläne zu schicken. Habe ich gemacht. Dann erhielt ich einen Anruf und 2 Stunden später war das Angebot da. Nach Angebotsfreigabe wurde sofort ein Termin zur Abholung der Unterlagen vereinbart. Ein Tag später war der Link zu den Scans schon da. Alles super sortiert und beschriftet. Am Folgetag kamen die Ordner schon zurück.Also Schulnote 1 mit Sternchen.Wir haben zwar noch einige wenige Pläne die zu digitalisieren wären aber so große Aufträge wie diesen nicht mehr.Bei Ingenieurbüros ist der Name wohl sehr bekannt und hat einen guten Ruf. Sonst hätte man mir die Firma nicht empfohlen.Mit freundlichen GrüßenMichael MänteleLeiter FachbereichImmobilienverwaltung"DRK Stuttgart
